| Vorlagennummer: | 10/197 |
|---|---|
| Beratungsart: | öffentlich |
| Federführender Bereich: | Zentrale Verwaltung und Finanzen |
Wichtige Dokumente zum Download (veröffentlicht am 26.01.2016)
Sachverhalt
Die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse des Rates der Stadt Kalkar sieht in § 2 Abs. 1, zuletzt durch Beschluss des Rates vom 27.08.2015 geändert, folgende Regelung vor:
„Die Einladung muss den Ratsmitgliedern mindestens zehn volle Tage vor dem Sitzungstag, den Tag der Absendung nicht eingerechnet, zugehen."
Nach § 26 der Geschäftsordnung findet diese Regelung auch auf das Verfahren der Ausschüsse entsprechend Anwendung.
Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse finden häufig an Donnerstagen statt. Dies hat zur Folge, dass die Einladung zu Sitzungen des Rates oder seiner Ausschüsse zehn volle Tage vor diesem Tag, also an einem Sonntag, zugehen muss. Um einen rechtzeitigen Zugang zu gewährleisten, versendet die Stadt Kalkar die Einladung in Anlehnung an gesetzliche Regelungen zur Zustellung bzw. zur Bekanntgabe von Verwaltungsakten so, dass sie am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post (oder einem Kurierdienst) als zugegangen gilt. Die Deutsche Post und auch andere Kurierdienste stellen Briefsendungen an Samstagen, nicht jedoch an Sonntagen zu. Es reicht also nicht, dass die Einladung an einem Donnerstag zur Post aufgegeben wird, weil die Frist der Drei-Tages-Fiktion dann an einem Sonntag endet und der Zugang aber erst am darauffolgenden Werktag (Montag) bewirkt wird. Mithin muss die Einladung an einem Mittwoch, also an dem 15. Tag vor der Sitzung, bei der Post (oder einem Kurierdienst) aufgegeben werden.
Um die Ladungsfrist zu wahren, wurde deshalb in der Vergangenheit mehrfach ein städtischer Bote eingesetzt, der die Einladung persönlich und fristgerecht überbrachte. Überdies war es notwendig, dass Beratungsvorlagen nachgereicht wurden. Diese zusätzlichen Maßnahmen sind mit Kosten verbunden.
Die Verwaltung schlägt daher vor, den Wortlaut der o. g. Norm wie folgt zu ändern:
„Die Einladung muss den Ratsmitgliedern spätestens am zehnten Tag vor dem Sitzungstag zugehen."
Findet eine Sitzung an einem Donnerstag statt, so muss die Einladung nunmehr am zehnten Tag vor dem Sitzungstag, also an einem Montag, zugehen. Unter Beachtung der Drei-Tages-Fiktion reicht es dann aus, wenn die Verwaltung die Einladung an einem Freitag, also an dem 13. Tag vor der Sitzung, bei der Post aufgibt.
Finanzielle Auswirkungen
Durch die Änderung der Geschäftsordnung können Kosten entfallen, die aktuell durch die verlängerte Ladungsfrist entstehen.
Beschlussvorschlag
Die Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse des Rates der Stadt Kalkar wird in der Fassung der Anlage zur Drucksache beschlossen.
Vorgesehener Beratungsweg
Hier können Sie den Beratungsweg und die Beschlussfassungen der Drucksache verfolgen.
Haupt- und Finanzausschuss, 10.12.2015
Beschluss
Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt einstimmig die Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse des Rates der Stadt Kalkar in der Fassung der Anlage zur Drucksache.
Rat der Stadt, 17.12.2015
Beschluss
Aufgrund der Empfehlung des Haupt- und Finanzausschusses vom 10.12.2015 beschließt der Rat der Stadt einstimmig:
Die Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse des Rates der Stadt Kalkar wird in der Fassung der Anlage zur Drucksache beschlossen.
Der Text der Änderung ist Anlage 2 dieser Niederschrift; sie ist nur dem Original beigefügt, da der Text Anlage der Beratungsvorlage war.